MENTAL MUDA

aug 28, 2019

Tekst – Anders Hov

Det er fantastisk hvordan teknologiske fremskritt har gjort de strukturelle prosessene i bedriften mer effektive, og det som er minst like fantastisk er hvordan teknologiske fremskritt nå hjelper oss å forstå forbedringskulturen i organisasjonen; nemlig hvordan de usynlige – mentale –  prosessene, kvaliteten på tanker og relasjoner, kan forståes og forbedres. 

Denne ”sosiale teknologien” hjelper oss til mer enn å bli sterkere forbedringsagenter, den hjelper oss å også til å takle de enda større spørsmålene vi står overfor. For oss i TeamLab.Agency er et av disse spørsmålene: hvordan kan vi kan bidra til å skape et næringsliv som mennesker faller inn i og ikke ut av?.

For dette arbeidet anser vi det som absolutt sentralt å ta tak i Demings psykologiske linse og se nærmere på hvordan tanker, følelser og relasjoner kan påvirke forbedringsarbeidet positivt. Det er i ”psykologi i praksis” vi finner svarene til hvordan siloene kan bli borte i rekordfart, hvordan de interne kunde- og leverandørforholdene blir kollegiale og kollektive og ikke et nødvendig onde. Det er i psykologi i praksis vi lærer mer om hvordan engasjementet ved tavlemøtene kan økes og hvordan teknikker som ”5 x Hvorfor” også kan øke arbeidsgleden i tillegg til problemløsningen. 

Det starter med Mental Muda

Har du noen gang opplevd irriterende mye stillhet rundt tavla? Eller organisert en internsamling der du savner engasjement? Eller er listen med  forbedringsforslag litt tynn og litt for ofte er det de samme menneskene som kommer med alle forslagene? Har du lurt på om dine kolleger ikke deler ditt engasjement? Da er sjansen for at det er kultursløsing på gang. 

Mental Muda = Sløsing i kultur (det mentale og relasjonelle). 

Da jeg tok gult belte i lean merket jeg en sterk korrelasjon mellom de praktiske formene for sløsing og den sløsingen jeg ser i lederskap og i relasjonene mellom medarbeidere og ledelsen i bedriftene jeg bistår. Her er noen eksempler:

Mental overproduksjon: Dere gir for mange beskjeder, sender for mange mail som skaper forvirring og usikkerhet, og som ofte forringer tydeligheten i budskapet. Ansikt-til-ansikt-kommunikasjon må øves på. Stemmer dette for dere?  

Mental venting:Dere stiller spørsmål, men dere er av den utålmodige sorten. Misforstår dere ubevisst ”effektivitet” med å ”ikke ha tid til å lytte”? De beste erkjennelsene og forbedringsforslagene kan komme etter 30, 60 og 90 sekunders stillhet. Har dere tålmodigheten som kreves for å vente? Tålmodighet må øves på. Er dette noe dere kjenner dere igjen i?

Mentale bevegelser:Hjernen vår består av milliarder av forskjellige ”tankebaner” og for hvert ord vi rent fysisk klarer formidle med munnen vår kan hjernen vår lynraskt prosessere 10-gangeren i tanker og antakelser. Sjansene for misforståelser er med andre ord enorme, og dere kan mangedoble dette problemet om dere i tillegg er utålmodige. I hvilken grad kan dette stemme for dere?

Mentalt lager:Dere er så initiativrike (og igjen litt utålmodige?) og dere iverksetter en mengde nye ideer og fåtallet (?) kommer kunden til gode. Dette skaper et høyt varelager i hjernen bestående av tanker og følelser som ”å ikke strekke til”, ”være god nok”, ”jeg må kjøre på”, ”jobbe hardere”, ”få de andre til å skjerpe seg” eller rett og slett følelsen av å ”være i hamsterhjulet”. 

Når rotårsaken er mellom ørene 

På min reise de siste 10 årene fra 1) praksis til 2) teori til 3) praksis (fra salg og kundeservice i Norgesgruppen til kundeflyt i Specsavers Optikk, og 2000 timer med coaching og teamcoaching) har jeg lært på den smertefulle måten at kunnskap ikke er det samme som forståelse. Å skape forståelse – å internalisere kunnskap, og sette den ut i live – er den smertefulle delen av arbeidet med lean og forbedring som hindrer mange i å lykkes med å skape en arbeidsplass der folk trives og opplever personlig vekst. 

Skal man virkelig lykkes med sitt lederskap så er vår anbefaling at man tar tak i den mentale sløsingen i organisasjonen. Å ta tak i dette krever verken kurs, e-læring eller løsninger med kostbare lisenser. Demings psykologiske perspektiv mestres aller best når treningen skjer i en arbeidssituasjon, når vi sammen – kollektivt – tar tak i de mentale og relasjonelle problemstillingene knyttet til konkrete forbedringsprosjekter, strategier eller ambisjoner. Dette er det vi i TeamLab.Agency kaller ”refleksjon og psykologi i praksis”. 

Det norske arbeidslivet trenger refleksjon og psykologi i praksis.

Norske organisasjoner møtes av nye utfordringer. Digitalisering. Teknologiske utfordringer. Nye forretningsmodeller og konkurrenter. HR-avdelinger uten tilstrekkelig påvirkning. Tiltak og tenkning som fungerer stadig dårligere. 

Norske selskaper kjemper om lønnsomhet i en skiftende, usikker, kompleks og flertydig verden (les. VUCA) og mangler egnede arenaer for prestasjoner som tåler tidens tann. Det trengs en oppgradering av mental software for å lykkes med å skape bærekraftig vekst. Til denne jobben kreves det rom for refleksjon og en ny type bistand: psykologi i praksis.

”I det 21. århundre kan vi bare skape bærekraftige resultater hvis vi skaper et miljø der våre skjulte krefter slippes løs”

Otto Scharmer, Massachusetts Institute of Technology, Presencing Institute  

Rammeverket Teori U er et eksempel på en metodikk for å ta tak i psykologien i organisasjonen. Teori U står sentralt i våre lederlaboratorier og der er et av hovedspørsmålene hvorfor vi (alle?) skaper resultater som ingen egentlig ønsker seg. Et eksempel: undertegnede har vanskelig for å tro at noen står opp av sengen sin om morgenen fast bestemt på å skape stress i bedriften og presse folk ut i sykefravær. Like fullt lider 4 av 10 norske ledere av stressrelatert sykdom. Visste du at Norge er på europatoppen i stress knyttet til tidspress på arbeidsplassen? Og hva er stress? Det er ikke dårlig tid, det er små betennelser i hjernen vår som hindrer oss i å oppdage kompleksitet, som hindrer empati og begrenser overblikk og som gjør at vi mister både den objektiviteten og subjektiviteten som trengs for å lykkes med stadig mer komplekse prosjekter og kundekrav. 

Hvordan lykkes vi i denne spennende (og delvis disruptive) verdenen? Vårt forslag er å snu vår oppfattelse av det psykologiske som noe skummelt og farlig, som noe som ikke angår arbeidsplassen – til å se på psykologi i praksis som en mulighet til å ta tak i de mentale, tankemessige, følelsesmessige og det personlige arbeidet knyttet til forbedring. Slik at vi kan stille flere nyttige spørsmål til hverandre, og ha tålmodigheten til å vente på svarene – fordi ingenting bryter ned siloer og skaper økt samspill enn delingskompetanse på det personlige. Det personlige (ikke det private) skaper en ekspressfart i forbedringsarbeidet. Og når ledere og medarbeidere på kryss og tvers av hierarkiet i bedriften samles i våre laboratorier, og opplever hverandres forbedringsarbeid, frustrasjon og mestringsøyeblikk, da skjer noe som bare kan beskrives som magisk – nemlig den mye omtalte bunnen av U´en. 

Hva kan du gjøre allerede i dag?

Å lykkes med å redusere den mentale sløsingen i din organisasjon skjer gjennom å øve. Øve på tålmodighet. Øve på å bryte vaner. Øve på å gi rom for innovasjon og nyskapning. Øve på å gi slipp på rutiner. Øve på å reflektere høyt. Øve på å tenke helhet. Men ikke minst, øve på å inkludere andre enda mer. 

Allerede i dag kan du stille et åpent spørsmål til en av dine kollegaer – et spørsmål der du ikke har svaret (stiller du slike spørsmål? Faller det naturlig for deg eller skal du øve på det?). Når du har stilt spørsmålet, øv deg på tillit. Tillit til at spørsmålet ikke var dumt fordi svaret lar vente på seg. Øve på stillhet. Øve på hvordan du håndterer svar som ”det vet jeg ikke”. Dette er refleksjon i praksis. Og rom for refleksjon var et sentralt forbedringsforslag da vi møttes på LOS-samling i Dyreparken for noen år siden. 

PS: Visste du at refleksjon i praksis, som f. eks åpne spørsmål til deg selv og andre gir kreative og sunne endringer i hjernen (som forskerne kan se på fMRI-skanninger av hjernen), mens det motsatte, f. eks råd, påstander og meninger ikke skaper i nærheten av de samme utslagene? Visste du at en undersøkelse fra universitetet Yale forteller oss at jobbmøter inneholder 75% råd, påstander og meninger. 

Vi tror det er en sammenheng mellom disse to faktorene og uttalelsen til Otto Scharmer om det skandinaviske næringslivet:

”Skandinaviske selskaper har potensialet til å ta globalt lederskap på et mer autentisk lederskap med tid til refleksjon og fordypelse”. 

Anders Hov, gründer og fasilitator i TeamLab.Agency fra SoCentral.