POSIWID – Formålet med et system er hva det gjør

Luke tre i LOS Norges advents kalender.

Vi har kommet til verktøy for å rette opp noen biaser eller skeivheter vi ofte har når vi ser på systemer. Som vi har vært inne på i srtikkel en og to – hovednøkkelen i systemtenkning er tenkebevissthet. Bevisstheten om at våre mentale modeller ikke samsvarer med virkelig verden. At vi har medfødte «skeivheter» (biaser).

Et av hovedverktøyene for å utfordre slike skeivheter er POSIWID. Systemtenkeren og vitenskapsmannen Stafford Beer[i] utviklet en populær huskeregel for systemtenkning, kjent under forkortelsen POSIWID: «Purpose Of a System Is What It Does».  Hensikten med et system er det det gjør. Stafford Beer betraktet POSIWID som en bedre måte å forstå et system på enn ved å studere hva man ønsket at systemet skulle gjøre. Vi må studere den virkelige virkningen, ikke den planlagte.

Det betyr at vi må kvitte oss med illusjonen om hvor mye kontroll vi egentlig har over komplekse systemer. En virksomhet, bedrift eller kommune har mange systemer som skal gjøre dem i stand til å levere produkter og tjenester med riktig kvalitet, HMS, levert riktig og til en akseptabel kostnad. Systemer for produksjon, logistikk, for rekruttering og opplæring av ansatte, systemer for drift av skoler og sykehjem, tekniske systemer som vann og renovasjon. Systemer som gjør oss i stand til å gjøre jobben – få hovedoppdraget utført.

Vi må studere hvert av disse delsystemene og spørre:

·      Hva er systemets uttalte (planlagte) formål? Hvilken virkning ønsker vi at det skal levere?

·      Hva er det systemets virkelige virkning?

·      Hva sier den virkelige virkningen om hva systemets egentlige formål er?

·      Er det samsvar mellom det virkelige og planlagte formålet?

·      Hvis ikke, hva er systemets struktur?

·      Hvordan kan vi endre strukturen for å utvikle en ny og vedre virkning?

I tabellen under, kan du se verdien av POSIWID-tenkning. Det snur systemet og dets formål på hodet. I stedet for å se på resultatene av et system som problematiske, ser du på resultatene av systemet som designet eller ved design. Jo dårligere resultatet er, desto tydeligere er verdien av POSIWID-tenkning. Ta for eksempel et selskap som blør kontanter: Du kan se på dette som et problem (og selvfølgelig er det det), men tenk for et øyeblikk at alt ved det selskapet – alle dets interne systemer – faktisk er veldig gode på å sløse med penger. Dette snur problemet på hodet. Vi kan nå se etter prosesser, kulturelle mønstre og andre deler av systemet som er perfekt til formålet – å sløse med penger.  

I stedet for at systemet er dårlig designet for å tjene et godt resultat, er det briljant designet for å få til et dårlig resultat. Da kan vi starte å studere de underliggende strukturene som gjør at det for eksempel blør penger

Om å måle det som betyr noe

Albert Einstein sa: «Ikke alt som måles betyr noe og ikke alt som kan måles, betyr noe.» Ikke mål alt mulig, men det som betyr noe. Dette er enkelt: hvor mye kapasitet (eller kapabilitet) «produserer» systemene for å utføre hele virksomhetens oppdrag (misjon)? Bidrar de til å få utført oppdraget eller ikke?

Å fange, tolke og bruke data er en kritisk del av organisasjonslivet og et nødvendig fokus for ledelse. Et dashbord er et metaforisk øyeblikksbilde av viktige data for organisasjonen din. Noen av de viktigere beregningene på dashbordet bør være knyttet til oppdrag – det vi faktisk utfører for på nå målene våre.  

Det finnes utallige «indikatorarter» i naturen og i arbeidslivet og samfunnet forøvrig. Indikatorer (KPI) som forteller oss noe om det store bildet. Disse indikatorene er tilbakemeldinger fra den virkelige verden. De er lettere å måle en eller to indikatorer enn helsa til et helt skogøkosystem. Lav vokser for eksempel bare i områder hvor luftkvaliteten er god. Du finner neppe lav i byer. Hvis lav er i tilbakegang, gir den virkelige verden deg tilbakemelding ikke bare om lav, men om luftkvaliteten. Når vi skal måle kapasitet i et system – altså systemets evne til å levere det vi ønsker og har planlagt, må vi finne de «artene» som gir oss en slik tilbakemelding om tilstand.

Det er en stor målesyke i mange virksomheter.  Man måler i hytt og pine. POSIWID kan hjelpe oss på veien til å gjøre det Einstein sa. Måle det som betyr noe.